Por Eduardo Moschini, engenheiro de software e Igor Santos, infraestrutura de T.I na Fast Movn.
O envio de e-mails continua sendo uma das principais formas de comunicação digital. Mesmo com algumas apostas de que, na última década, veríamos o fim desse canal, seu uso e sua eficiência continuam relevantes, à medida que mais consumidores aderem à migração digital. Mas o envio de e-mails bem-sucedido vai muito além de clicar “send”.
Quem tem em mente a facilidade e a rapidez com que enviamos e recebemos e-mails pode nem imaginar, ou não entender, a complexidade desse processo. Isso é ainda mais evidente em negócios que disparam um alto volume de comunicações para os consumidores. Chegar à caixa de entrada é uma verdadeira jornada. Por isso, nosso objetivo hoje é explicar um pouco sobre esse mundo por trás do envio de e-mails.
O SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) é um protocolo de envio de e-mails criado em 1982. Para uma tecnologia tão utilizada até hoje, sua idade é surpreendente. O protocolo define parâmetros que os softwares devem utilizar para se comunicarem entre si e, no caso do SMTP, os parâmetros de envio e recebimento de mensagens de e-mail.
Existem inúmeros softwares que implementam o SMTP, os chamados MTA (Message Transfer Agent). O Postfix é um dos projetos Open Source mais populares e é utilizado com frequência pela Fast Movn.
Distribuição: um grande e sofisticado condomínio
O protocolo de envio de e-mails foi baseado no sistema de correios. Vamos aproveitar essa semelhança para fazer uma analogia com a entrega de correspondência em um condomínio.
Quando enviamos uma carta, ou uma mensagem, ela contém o endereço, que representa o nome do provedor, e o complemento, que corresponde ao nome do usuário. Chegando ao destino, o carteiro geralmente não pode entrar. Por isso, deixa as cartas na portaria. A distribuição passa a ser tarefa do condomínio, representado pelos provedores de e-mail.
Nesse cenário, quem utiliza grandes hosts, como Gmail e Hotmail, mora em um condomínio enorme, com uma logística de distribuição sofisticada e determinadas regras a seguir. Quando você escolhe um provedor, está sujeito às políticas estabelecidas por ele.
Por isso, entender como funciona o envio de e-mails é importante para empresas que dependem desse canal para entregar comunicações relevantes aos seus clientes.
O código DSN e o que fazer com essa informação?
Aproveitando o gancho, também podemos fazer outra comparação. Ao receber as correspondências, o porteiro devolve ao entregador as cartas com endereço errado, ou seja, destinadas a um apartamento que não existe.
Isso não é diferente no e-mail. Os códigos DSN (Delivery Status Notification) identificam os motivos de devolução das mensagens. Se pensarmos na criação do protocolo SMTP, o código DSN, que não deve ser confundido com DNS (Domain Name System), é uma funcionalidade que surgiu nos anos 90.
Até então, não havia como saber o motivo da não entrega de determinado e-mail com tanta precisão.
Eventualmente, o protocolo recebeu atualizações. Em 1996, por exemplo, a RFC 1892 estabeleceu os códigos DSN, utilizados para identificar os motivos de devolução de e-mails. Assim, quando a entrega não é concluída, somos informados pelo código que indica qual erro ocorreu.
Os códigos DSN costumam variar de provedor para provedor, mas precisam respeitar os critérios definidos na RFC. Porém, esse documento é bastante abrangente e permite que diferentes provedores utilizem códigos distintos que, muitas vezes, significam a mesma coisa.
Por exemplo, o código de usuário inexistente do Gmail é 5.1.1. No Hotmail, ele é 5.5.0. Já no Yahoo, é 5.0.0.
No CCM (Customer Communication Management) da Fast Movn, plataforma que centraliza segmentação, envio, acompanhamento e controle de comunicação transacional, cada cliente pode determinar como prefere acessar essas informações, inclusive por meio do Dashboard de Produção.
Fila de envio e reputação do IP
A informação de retorno também pode indicar que um e-mail está com o status “deferred” (postergado) ou “expired” (expirado).
A fila de envios é bastante comum em servidores SMTP devido ao grande volume de mensagens disparadas. Se a entrega não ocorre por uma falha ou limitação temporária, o e-mail não é descartado imediatamente. Ele é colocado novamente na fila para outra tentativa.
Na Fast Movn, costumamos limitar esse período para até 48 horas, considerando a natureza urgente das comunicações transacionais. Essa estratégia contribui para tornar o envio de e-mails mais eficiente e aumentar as chances de entrega.
Outra estratégia para reduzir a fila de envio é utilizar mais IPs. Dessa forma, é possível dimensionar a entrega para provedores de maior volume, aumentar a velocidade e evitar limitações.
Para ter uma ideia, um dos nossos clientes, com alta volumetria mensal, utiliza seis IPs diferentes para os disparos.
Ao redor do mundo, os hosts de e-mail mais populares estão representados na lista disponível neste link, com Gmail e Apple à frente. Já no Brasil, Gmail e Hotmail costumam representar mais de 70% das bases, seguidos pelo Yahoo! e outros provedores.
A imagem abaixo ajuda a representar essa proporção e também a explicar como funciona o fluxo de conexões por provedor.
Por fim, como mencionamos anteriormente, quem escolhe um condomínio para morar, ou um provedor de e-mail, está sujeito às regras de segurança. Uma das formas que os hosts encontram para proteger os usuários é avaliar a reputação do IP que envia as mensagens.
Essa reputação é uma pontuação baseada na qualidade dos envios. A métrica inclui a assertividade dos nomes de usuários, já que a validação de dados é fundamental para o envio de comunicações financeiras, entre outros critérios.
A importância da reputação para o envio de e-mails
Nós utilizamos o serviço da Return Path para esse tipo de avaliação. Para concluir, podemos observar uma pesquisa realizada pela empresa, que avaliou 4 trilhões de mensagens.
Segundo o levantamento, IPs com reputação alta têm 91% dos e-mails entregues, enquanto os demais atingem 70% ou menos da audiência. Isso significa que parte do conteúdo pode parar no gateway ou ser direcionada à caixa de spam.
Por isso, a reputação do IP é um dos fatores que merece atenção em uma estratégia de envio de e-mails em grande escala. Não basta apenas enviar. É preciso garantir que a mensagem chegue ao destinatário.
Muito além do “send”: o que está por trás do envio de e-mails?
Como vimos, o envio de e-mails envolve uma série de etapas que acontecem nos bastidores. SMTP, MTA, códigos DSN, filas, IPs e reputação são apenas alguns dos elementos envolvidos nessa jornada.
Para empresas que trabalham com grandes volumes de comunicação, entender esses processos é fundamental para reduzir falhas, melhorar a entregabilidade e proporcionar uma experiência mais eficiente aos clientes.
No fim, existe muito mais por trás de um simples clique em “send”. O envio de e-mails é uma operação complexa e estratégica, que exige tecnologia, monitoramento e uma infraestrutura preparada para garantir que cada comunicação chegue ao destino certo.
Quer tornar o envio de e-mails mais eficiente?
Garantir que cada comunicação chegue ao cliente de forma segura, rápida e confiável exige tecnologia, estrutura e acompanhamento. A Fast Movn ajuda sua empresa a otimizar o envio de e-mails e outros canais de comunicação, reduzindo falhas e melhorando a experiência do cliente.
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